我為什麼要去上這堂課?
很多人聽到『專案管理』第一直覺是公司的產品經理或是專案經理等高階主管才需要用學的,但其實專案管理是一個技能,專案管理的原則和工具不僅可以應用於商業項目,還可以應用於個人項目和生活中。所以適用於任何人+任何職業!講師Bryan說這堂課也很多醫師、醫藥產業、軟體工程師跟創業者來上,都能把課堂學到的帶回去馬上應用。
簡單來說專案管理就是:
想法 ➔ 做法 ➔實踐 ➔成果
用系統化的方式把想法變成成果的過程
每個專案管理都是從「需求」而來,所以有需求的地方就可以用專案管理來解決!
作為一名全職媽媽,我相信學習專案管理的技能可以幫助我將腦海中的想法系統化,並更有效地管理時間和達成目標。儘管我目前育嬰假中等於放棄了原本在職場上的職位、晉升和經濟利益,但我並不後悔。相反地,我希望透過專案管理原則和工具,讓這段育嬰假期產生有意義和有價值的成果。當然,誰能保證我未來不會從銷售轉職為專案經理呢?
這堂課在哪上?我值得去上嗎?
這堂課是大人學的實體課程,也是他們很暢銷的課程之一,廣受兩岸外商與上市櫃公司好評,並榮獲多家企業評選為員工晉升必修課程。每年都有超過2,500人以上來上課(課程連結)
課程費用是$6180/人,時間是一整天七個小時,由一位講師跟助教負責,教室位於仁愛圓環辦公大樓內,環境良好,提供咖啡茶水午餐便當跟下午茶點心盒,即便整天上課動腦也不會太疲累。課程是以小組為單位(約六人),課程中穿插小組競賽、與組員討論等,也能認識不同產業的人。
這堂課適合:
1. 新手專案經理 (PM)
2. 常面臨老闆突然調動你專案中的人事物,但自己沒立場說「不」的人
3. 需要跨團隊、領域合作,但自己缺乏實權的人
4. 想簡單聽懂專案管理,而且立刻用在工作上的人
5. 希望加強規劃能力的人
6. 上過 PMP 但不知如何應用的人
這堂課不適合:
人生無明確目標或任務的人
工作類型是小型或簡單的任務:如果任務非常簡單,例如做家務或其他常規工作,那麼專案管理可能會顯得過於繁瑣。
無固定時間表的工作:如果你的工作是無固定時間表的,例如在寫作、創作或其他自由工作領域中,那麼傳統的專案管理可能不太適用,因為它通常需要一個固定的時間表和截止日期。
總結來說,專案管理是一個非常有用的工具,可以幫助你更有效地組織和管理你的任務和項目以以及風險管控、檢討進度等。但在某些情況下,它可能不是最適合的解決方案,因此需要根據自己的需要和情況進行判斷。
為什麼專案管理很重要?
職場
專案管理已經成為全球企業管理的主流方法之一,許多企業和組織都是用專案管理的理念和方法來管理他們的專案和業務活動。特別是在科技、製造、建築、金融等領域,而專案管理能力也代表個人職場能力,專業的專案經理其實就是一個迷你CEO,因為他可以協助產品經理確定項目目標,規劃和管理產品開發進程,協調和管理跨部門團隊,確保按時交付高質量的產品,以及達到預期的商業效益。另外這堂課特別針對職場才會出現的情況題,例如:老闆臨時跟你要人手、裁預算、或是客戶不滿意臨時要更改等,此類計劃趕不上變化,變化趕不上老闆一句話的情境時可以派得上用場的錦囊妙計,厲害的PM才不是傻傻的聽命老闆,而是有更多方法更能彈性發揮。
個人
即使你是一位家庭主婦或創業者,學習專案管理也會有幫助,因為專案管理是一個廣泛應用的概念,可以應用於許多不同的領域和場景,包括家庭生活和經營自己的事業管理。例如:時間管理、期限內完成任務、訂定目標並規劃出時間、資源分配、提高效率等,都能為生活帶來好處!
課程內容讓我最有收穫的地方
1.回想自己以前職場上接到一個新專案時的反應跟流程
課程一開始Bryan就問大家:今天老闆把你叫去說“下個月我們要在XXX辦展,你負責處理”,這時的你第一步會怎麼做?是回到座位上打開GOOGL搜尋如何辦展嗎?如果是的話就大錯特錯了! 職場上收到新項目最重要的第一步就是確認需求,要先問老闆想要辦怎樣的展?預算?限制?而不是埋頭苦幹或是衝第一,因為我馬上想到曾經有個追求效率的同事在接到新專案時馬上按照上面給的指示去聯繫客戶,但卻造成客戶極大困擾,因為他沒有先了解此項目的目的,也完全誤會了老闆要的,所以以專案管理的角度『效率』並不是第一優先考量!反而是要及早辨識專案關係人,找出隱晦的目標與限制,避免衍伸出成本遞增問題。2.學會製作 WBS (work Breakdown Structure) 工作分解結構
學會製作工作分解結構WBS是一個專案在管理範疇的第一步,根據專案產出項目逐項拆解成管理模組。WBS長得有點像組織圖,但是非常系統化且有規範的,用以終為始的方式來細定個單元,很多人會誤把WBS當成待辦清單,錯!WBS是一個結果而非過程,每個工作包都是實體產出物,可以利用在出國留學要做的準備、舉辦婚禮或是規劃旅行時都可以。最棒的是這堂課每個人都要自己練習製作一份WBS,不但加深印象也知道自己實際製作時會遇到什麼問題,學會WBS對我平時在訂定計畫時的邏輯和流程有很大的幫助,系統化想法之外,目標能夠更視覺化的呈現。3.專案資源與成本結構、工期與工時的預估
這個就是比較專業的部分,但其實我之前在研究所參加一項比賽時被分配到企劃書的成本分析時就遇到這個問題,我不知道原來資源只看人力、器具、跟物料,也稱作『變動成本』,所以光是成本我就算了老半天,更別提固定成本跟預備金,上完這堂課也讓我學到這些專業的部分,覺得值得。
3.當你老闆問進度完成多少時?你能精準說出幾%嗎?
這部分在討論專案績效的分析方法,舉個例子,以前我主管在問我某項目進度如何時,我都是憑感覺說:「喔~80%吧!」「嗯大概還有三分之一還沒完成」其實這些回答都很不專業!我也常常回答得很心虛。彼得杜拉克說過:「沒有衡量就沒有管理」,在分析這項專案的績效也有相關的方法,也就是實獲值(Earned Value;EV)它是指已經完成的工作的價值,通常在時間上與進度計劃相關,學會分析方法可以精準的跟老闆說:我完成87.65%,聽起來就很威吧!
學專案管理不是學計畫,是在學應變
我們都知道書本講的是一套、但實際在職場上遇到的問題又是另一套,尤其在現實的職場PM常常扮演的是救火隊、窗口溝通等雜事,其實厲害的專案經理在腦中早就有整個專案的大局,所以就算遇到臨時被老闆縮人力跟預算時,都能馬上規劃出“雙贏”的方法解決。在學專案管理時最重要要學的是『應變』也就是運籌帷幄,當一名PM不是什麼都要會、每個部門都要去喇低賽,最好的例子就是諸葛孔明,你看他親自下場打仗嗎?你覺得他懂造船造箭嗎?在古代他是軍師,在現代就是一個非常棒的PM代表。這堂課讓我對專案管理有更全面的概念,尤其是排程工具、甘特圖等,身為一個喜歡規劃的人,一定要上過這堂課,不管是職場或是自己的人生都有幫助!